打ち合わせが苦手なエンジニアへ

こんな方に向けての記事です。

エンジニアは、集中してコードを書く時間がメインと思う人も多いでしょう。
しかし、現実には打ち合わせと呼ばれる時間泥棒が次々と襲いかかり、貴重な時間を奪っていきます。

「打ち合わせなんて時間の無駄だ！」と叫びたくなる気持ちはよくわかります。
しかし、 打ち合わせを上手に操ることができれば、実はプロジェクトを成功に導くための強力な武器となるのです。

この記事では、打ち合わせを制するための秘訣を余すところなく伝授します。
打ち合わせの準備、進行、そしてフォローまで、 明日から実践できるテクニックを満載でお届けします。

打ち合わせの準備：成功に導くための土台

打ち合わせをは、プロジェクトの進捗状況を確認したり、課題を議論したり、意思決定を行ったりするために欠かせない場です。

しかし、準備不足の打ち合わせをは非効率で、時間ばかりが過ぎてしまいます。

打ち合わせをを成功に導くためには、事前の準備が非常に重要です。以下では、打ち合わせをの準備を成功させるための3つのポイントを紹介します。

1. 議題を整理する

打ち合わせをの目的を明確にし、 議論すべき議題を事前に整理しておきましょう。
議題が明確であれば、参加者は事前に準備し、集中して議論することができます。

議題を整理する際には、以下の点に注意しましょう。

2. 発言内容を考えておく

打ち合わせをで発言する内容は、 事前に考えておくことが重要です。
自分の意見を整理しておくことで、 論理的に発言することができ、打ち合わせををスムーズに進めることができます。

発言内容を考える際には、以下の点に注意しましょう。

3. 資料を共有する

打ち合わせをで使用する資料は、 事前に参加者全員に共有しておきましょう。
資料を共有することで、参加者は打ち合わせを前に内容を理解し、議論に備えることができます。

資料を共有する際には、以下の点に注意しましょう。

打ち合わせをの準備をしっかりと行うことで、打ち合わせを効率的に進め、成果を出すことができます。

打ち合わせの進行：スムーズな打ち合わせを実現するためのポイント

打ち合わせを成功に導くためには、適切な進行が欠かせません。

以下では、スムーズな打ち合わせを実現するための3つのポイントを紹介します。

1. 時間厳守

打ち合わせでは、開始時間と終了時間を厳守することが重要です。
時間を守ることで、参加者は時間を有効活用することができます。

また、打ち合わせ時間を意識することで、議論を論点に絞ったり、 無駄な発言を減らし たりする効果もあります。

2. 積極的な参加

打ち合わせの参加者は 積極的に発言し、議論に参加することが重要です。
発言することで、自分の意見を伝えることができ、打ち合わせを活性化することができます。

また、他の人の意見に積極的に耳を傾け、理解しようと努めることも大切です。

3. 傾聴の姿勢

打ち合わせの司会進行役は、参加者全員の意見を尊重し、傾聴する姿勢が重要です。司会進行役が一方的に話を進めてしまうと、参加者は発言しづくなり、打ち合わせが活性化しなくなります。

スムーズな打ち合わせ進行によって、参加者は集中して議論することができます。

打ち合わせ後のフォロー：成果を最大限に活かす

打ち合わせは、プロジェクトを進める上で重要な意思決定の場です。
しかし、打ち合わせで決まったことをそのまま放置してしまえば、せっかくの打ち合わせが無駄になってしまいます。

打ち合わせの成果を最大限に活かすためには打ち合わせ後のフォローが重要です。

以下では、打ち合わせ後のフォローを成功させるための3つのポイントを紹介します。

1. 議事録を作成する

打ち合わせの内容をまとめた議事録を作成し、参加者全員に共有しましょう。
議事録には、以下の内容を記載します。

議事録は、打ち合わせの内容を記録し、共有するための重要な資料です。
議事録を共有することで、参加者は打ち合わせの内容を振り返り、今後の行動に役立てることができます。

2. タスク管理を行う

打ち合わせで決まったことをタスクに落とし込み、担当者と期限 明確にしましょう。
タスク管理をすることで、誰が何をいつまでにやるべきかが明確になり、進捗状況を把握しやすくなります。

タスク管理には、以下のようなツールが役立ちます。

3. 振り返りを行う

打ち合わせ後には、 打ち合わせの内容を振り返り 、良かった点と改善点を共有しましょう。
振り返りを行うことで、次回の打ち合わせをより良いものにすることができます。

振り返りの際には、以下の点について議論します。

打ち合わせ後のフォローをしっかりと行うことで、打ち合わせの成果を最大限に活かすことができます。

まとめ

エンジニアにとって、打ち合わせは時間泥棒のように感じることが多いでしょう。
しかし、打ち合わせを上手に操ることができれば、プロジェクトを成功に導くための強力な武器となります。

この記事のポイントは以下の通りです。

これらのポイントを意識することで、打ち合わせを効率的に進め、成果を出すことができます。